Los costes asociados al manejo de documentos son uno de los grandes desconocidos y que rara vez se suelen tener en cuenta, a pesar de que no son insignificantes. Para que tengas una idea :
- Más del 90% de la información en papel se guarda en cajas archivadoras;
- La media de veces que se copia un mismo documento es de 19 veces
- Cada día se hacen 1.000 millones de fotocopias en todo el mundo;
- Los trabajadores de una oficina que funciona con papel pasan la mitad de su jornada gestionando la documentación y bregando con la entrada o registro de los datos.
Y todo ello sin hablar de otros costes “ocultos” como la pérdida de documentación y/o su posterior recuperación, la seguridad y la gestión de riesgos.
No hay duda entonces de que los beneficios asociados a la digitalización documental, son importantes. Eso sí, la digitalización de documentos no es de ámbito exclusivo de las empresas; también puede ser usada por cualquier persona que quiera archivar la información que sea importante para ellos, como documentación del hogar, facturas de compra, DNI’s o realizar copias de documentos o fotografías.
Dicho esto, hay que ser conscientes de que un escáner nunca podrá dejar de convivir junto a un equipo de impresión, bien sea por el apego que tenemos al manejo de papel o bien porque hay trámites que no pueden hacerse sólo en digital, pero otros sí que pueden hacerlo. Dejando su espacio a cada tecnología, hemos querido recoger a modo resumen las 20 ventajas de la digitalización documental:
- Facilita el acceso a los documentos
- Agiliza la búsqueda y consulta de la información
- Preserva la memoria física del documento
- Garantiza su conservación
- Puede mejorar imágenes de documentos deteriorados
- A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez ni se dañan con el paso del tiempo
- Versatilidad. Las imágenes o información digital se pueden incorporar a cualquier documento electrónico
- Podemos compartir instantáneamente originales en papel utilizando servicios online como redes sociales, cuentas de correo o en la nube.
- Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original
- Adaptabilidad. La información digitalizada puede ser modificada y se puede convertir a varios formatos
- Un mismo documento puede ser consultado de forma simultánea por varios usuarios a la vez
- Agiliza el trabajo cotidiano incrementando la productividad de los empleados
- Facilita la difusión online de los documentos de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar confirmación de su recepción
- Permite estructurar la información para una mejor toma de decisiones
- Ayuda a depurar documentos
- Aporta una mayor seguridad al gestionar el acceso a la información, mediante la posibilidad de usar una clave personal o sistemas de gestión de perfiles. Así, solo pueden ver los documentos las personas que están autorizadas
- Reducción del espacio físico que ocupa el almacenamiento de los archivos en papel
- Eficiencia. Elimina la necesidad de desplazarse del puesto de trabajo y perder tiempo localizando un documento determinado, pues permite acceder a él desde el equipo y mediante un buscador incluso
- Sirven de copia de seguridad de los documentos, evitando el desgaste de los originales
- Ecología. Contribuye al medio ambiente pues ayuda a disminuir la contaminación ambiental generada por el papel
