En el difícil ambiente de las regulaciones en el México de hoy en dia, quiza haya tratado de mantener cada pieza de información, pero la acumulacion excesiva dificulta su acceso a información vital. Considere tratar con un proveedor de confianza para construir un programa efectivo de retención y trituración de documentos
¿Sabía usted? un impresionante 90% de todos los documentos en los sitios de trabajo son básicamente en papel, de acuerdo con la AIIM.
Momentos oscuros en la historia del manejo seguro de documentos en México:
El Pleno
del Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (IFAI) impuso multas por 56 millones 662 mil 740 pesos a empresas que incumplieron con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP).
El órgano interno de decisión resolvió en este año 18 procedimientos de Imposición de Sanciones, de los cuales 16 concluyeron en multas económicas. Sólo otro ejemplo de porqué la mayoría de las oficinas deben dejar la trituración a los profesionales.
Además las estrictas leyes y disposiciones federales para la disposición claman una estrategia de trituración segura. Esas políticas deben además, asegurar la confidencialidad de la información del cliente a través del proceso.
Conozca el riesgo, coseche las recompensas
El número de regulaciones y leyes que dictan cómo debe usted manejar y disponer de su información ha crecido. Y el riesgo de incumplimiento con las leyes estatales y federales es muy grandes, incluyendo:
- Caras Litigaciones y controversias
- Multimillonarias Multas
- Sanciones impuestas por la corte o decretos de consentimiento.
- Penas Criminales
- Daño a la reputación de su empresa
- Pérdida de ganancias
En el proveedor confiamos
Claramente, todo lo que nos corresponde como involucrados es mucho, la capacidad de cumplimiento a probables auditorías es esencial. Pero hay demasiada información que saber para mantener a su negocio del lado correcto de la legislación—Quizá demasiado para manejar cómodamente.Cuando el cumplimiento demanda el que aparte la atención de sus operaciones críticas de negocios, el contratar a un proveedor externo tiene mucho sentido
Un proveedor confiable como GAAIA puede brindarle unidades de trituración móviles hasta sus instalaciones y destruir sus documentos con su completa supervisión, o ese mismo proveedor recoger los documentos en los contenedores sellados y trasladarlos a las instalaciones de destrucción segura, donde serán propiamente triturados y reciclados, tal trabajo en equipo no solo asegura el cumplimiento con las regulaciones actuales y cambiantes, además proporciona otros beneficios:
- Costo- beneficio. No necesita comprar equipo o perder un minuto del tiempo de sus empleados. El proveedor le entregará reportes de volúmenes de triturado y eficiencia, con transparencia.
- Conveniencia. Un buen proveedor dará acceso 24/7 a los servicios de monitoreo y reporte, normalmente no hay que pensar mucho sobre triturarlo todo, solamente descarta documentos innecesarios dentro de los contenedores.
- Seguridad. La “Cadena de custodia” puede sonar intimidante pero es una simple referencia al hecho de documentar la ruta física que siguen sus documentos hasta la disposición final. en cumplimiento con las normas y regulaciones aplicables.
- Consideraciones ambientales.Si su empresa tiene metas “verdes”, manejando un proveedor con un programa adecuado le seria muy util para cumplirlas.
El ser selectivo paga
La información es su bien más valioso. Para mantenerla segura, debe tener un proveedor con empleados cuidadosamente entrenados, comprometidos con el manejo impecable de sus documentos y apoyados por sistemas aprobados
Asóciese con una compañía de administración de la información que sigue las mejores prácticas de destrucción industrial. Su staff debe manejar sus documentos con una consistente cadena de custodia, resultando en un ajustado control del proceso de los documentos.
Considere los siguientes pasos y salvaguardas cuando escoja un proveedor de esta clase.
- Conocer la distribución del terreno. Conozca y aprenda las regulaciones y leyes que aplican para su clase de industria y negocio en específico..
- Entreviste a su proveedor potencial.Usted necesita medir el conocimiento de esa compañía en cuanto al seguir y mantener el cumplimiento de las especificaciones de la leyes y regulaciones..
- ¿Quien esta detrás de un triturado seguro? Su Proveedor debe mostrarle pruebas de que sus empleados tienen una preparación y una verificación de historial limpio.
- De a conocer la información.Conforme distribuya sus reglas para la destrucción de archivos y documentos.
- Aproveche la ayuda experiencia. Un plan de triturado seguro bien estructurado puede incluir aún a departamentos no directamente involucrados en el cumplimiento de leyes y regulaciones para considerar eliminar archivos innecesarios y para mejorar la organización de documentos.
