¿Que Sigue Para Su Negocio?
Como muchos negocios pequeños, su compañía se ha acercado a un programa de triturado seguro con un compromiso tan pequeño como ha sido posible. Pero, después de haber quemado un par de grandes cajas almacenadas y estar cansado del ruido y la inconveniencia, usted finalmente firma y contrata un servicio de triturado. Repentinamente, triturar tantos documentos como deseaba era fácil. Pero no se trata simplemente de la habilidad de poder hacerlo, pues esto no representa una solución completa.
Así que es como si usted se aventase un clavado, pues sabe que su empresa se beneficiada desde el punto de vista de la seguridad y el alcanzar un cumplimiento óptimo de los requerimientos en aeria de manejo de la información. Y así pensó, ciertamente el programa de triturado se paga solo! aun así se puede sentir como si no hiciera lo suficiente.
Recientes investigaciones confirman esa sensación generalizada, el 63% de los encuestados por “Una vista dentro de la administración de documentos unificada: Reporte comparativo de cumplimiento de Iron Mountain 2012” Dice que esos eventos “disparadores” (incluyendo fusiones y adquisiciones, movimientos de oficinas y auditorías externas) cuestan dinero por su falta de consistencia en los procedimientos de administración de la información.
En pocas palabras: Usted esta invirtiendo mucho tiempo y esfuerzo en el acopiar y destruir sus documentos obsoletos. Así que, ¿por qué no emplear la misma cantidad de esfuerzo administrando todos esos documentos activos y vitales para clientes y empleados, reportes de ventas, historiales de impuestos antes de que se conviertan en polvo en una planta de reciclaje?
- 30%
- ¿Sabía usted?
- 30% del tiempo de un empleado es gastado en
1)buscar documentos perdidos
2)Una repisa de 4 niveles puede almacenar tanto como un costo
$2,100 USD. extra en espacio anualmente
3) Un mantenimiento pobre de archivo es la principal causa de fallos al presentar auditorías de impuestos, por encima de la falta de honestidad. - 72%
- Dato rápido:
- Un total de 72% de los encuestados en “Una vista dentro de la administración de documentos unificada: Reporte comparativo de cumplimiento de Iron Mountain 2012” No cuentan con un plan estratégico más allá del año en curso para el manejo de documentos e información.
Aprenda las reglas del compromiso
Para empezar a administrar efectivamente sus documentos vitales, trabaje con un proveedor confiable en la administración de información para crear políticas y procedimientos que vayan de acuerdo al tipo de documentos que usted genera y almacena. Después entrene a sus empleados para seguir dichas políticas y procedimientos.
La mejor colaboración para la administración de documentos debe incluir:
Paso 1: Establecer propiedad. Designe a alguien dentro de su compañía para la supervisión de su programa de administración de documentos mientras este es creado. Esta persona además solicitará la intervención de otros que requieran ser parte del proyecto.
Paso 2: Cree políticas y procedimientos de retención, incluya un calendario de retención. La mejor clase de política tomará en cuenta cualquier clase y formato de información, todo desde solicitudes de empleo hasta los posts en Facebook®.
Paso 3: Definir niveles de acceso. ¿Quien esta permitido para acceder a que? Garantice la seguridad, confidencialidad y accesibilidad a sus dato. Usted siempre querrá que la gente correcta en su firma tenga acceso a la información que requiera en el mínimo de tiempo posible..
Paso 4: Use un Índice y meta etiquetas para todo. Trabaje con un proveedor confiable para determinar qué es clase de índice y meta etiquetado funcionaria mejor para su negocio. Todos los archivos deben indexar de manera sistemática sin importar el medio de almacenamiento o la ubicación.
Paso 5: Adecuada disposición de los archivos. Determine la mejor opción de disposición final para cada clase de archivo, tipo de archivo o el medio..
Paso 6: Establecer estándares de cumplimiento. Basado en sus calendarios de retención y destrucción de información para los documentos en papel y en electrónico. Rastreelos, asegúrese de incluir la administración de documentos como parte de sus auditorías internas.
Optimizar un proceso intensivo del papel
Así como las compañías trabajan para incrementar la eficiencia y mejorar sus recursos, también están incrementando la aceptación de estructuras de servicios compartidos para funciones clave de negocios. El éxito inicial en finanzas y contabilidad significa que las compañías están evaluando el tomar el mismo modelo para otros departamentos.
Reconozca los beneficios de una unión feliz
Tomando esos primeros pasos más allá de la trituración segura de documentos puede ser desalentador para empresas pequeñas. Después de todo, usted necesita enfocarse en los negocios críticos que tenga en mano, y no en la administración de sus documentos. Pero no se aleje mucho de este rubro, pues una vez que trabaje con un proveedor confiable y negocie la logística, usted podrá gozar de los siguientes beneficios:
- Ganar acceso más rápido para su información, con menos horas hombre que nunca antes. Con un almacenamiento cercano con un sistema inteligente de indexado, sus documentos están cerca y a la mano al buscarlos.
- Ahorrar espacio y gastos innecesarios Con un archivo y destrucción fuera de su lugar de trabajo. Imagine lo que puede hacer con ese costoso espacio que usaba para almacenar sus archivos. Cámbielo por un espacio útil de trabajo o si prefiere ser el jefe más popular haga un área de juego o esparcimiento para que los empleados tomen un rápido descanso o despeje para su salud física y mental..
- Satisfacer auditorías y consultas rápidas y minimizar el riesgo de violaciones,multas y problemas legales. No solo ahorra el tiempo de los empleados, sino que también elimina el inevitable estrés del aglomeramiento de último minuto en búsquedas para auditorias.
Cuando colabora con un profesional confiable para el manejo de la información de su pequeño negocio, usted gana todos esos beneficios mientras que alcanza algo igual de valioso, como es la tranquilidad. Que por sí sola es una gran razón para tomar el siguiente paso en lo que será una relación laboral muy especial.
