«Lunes» los primero que viene a nuestra mente son tareas! y lo primero que sentimos es vértigo y agobio (podre con todo). Es un sentir muy humano pero nada practico.
Sacudamos el «drama» pensemos y actuemos con mas claridad, analicemos nuestro plan de trabajo fríamente localicemos el mas caliente y empecemos sin lamentos.
5 claves para una semana cargada de tareas
Distingue objetivos y tareas
Primer paso es identificar, distinguir y separar. «Tengo mil cosas que hacer» no es un análisis muy preciso ni una frase que te ayude a ver entre todo lo que se tiene que hacer.
-Identifica y visualiza tus objetivos: no todo es lo que tienes que hacer sino lo que quieres conseguir.
-Distingue y separa tus tareas: NO todas son iguales, no todas te piden lo mismo y te dan lo mismo (esfuerzo-resultados-objetivos).
Separa lo que TIENES que hacer, lo que DEBES hacer y lo que TAL VEZ puedes hacer. Distingue entre tareas Clave, tareas Menores, tareas Complementarias, tareas Repetitivas y hasta tareas Basura.
Desayuna dos tareas clave
Las tareas Clave son el verdadero corazón de tu trabajo. Tareas de valor que cuando las haces (bien) consigues resultados y avances. En esa semana tal vez te hayas propuesto «llegar a todo» pero donde primero tienes que llegar y además hacerlo de forma excelente, es a esas tareas. Cuídalas, no las arrincones, ponlas delante del resto.
Identifica reuniones y salidas
Asómate a tu agenda y localiza en qué días (mañanas y tardes) tienes más eventos de este tipo. No pongas tareas Clave o de concentración cerca o próximas a esos eventos/salidas, deja un margen de seguridad entre eventos y entre eventos y tareas (para imprevistos), y ten preparadas algunas tareas menores o mecánicas para hacer en huecos entre reuniones, o por si hay retrasos o cambios de última hora.
Invierte en terminar y rematar
Esa semana tu “obsesión” debe ser terminar tareas, cerrar frentes, remachar cosas. Lo peor que puedes hacer es abrir más puertas y ventanas cuando lo único que te permitirá avanzar es precisamente cerrarlas. Dejar las cosas a medias es como lanzar un bumerán; es algo que volverá y te golpeará con fuerza.
-Antes de empezar una tarea pregúntate si realmente no podrías terminar otra.
-Antes de avanzar pregúntate qué tareas han quedado a medias. Elige una y terminarla.
-Antes de dejar una tarea a medias pregúntate si no hay forma de terminarla ahora.
Garantiza tiempo de calidad
La atención, la concentración, el enfoque, la intensidad… puedes darle el nombre que quieras pero es tu mayor y más poderoso aliado en semanas así.
Distracciones, multitarea e interrupciones son tus mayores enemigos, y más en semanas así. Los dos primeros puedes combatirlos tú mismo, mediante sencillas medidas anti-distracciones que están en tu mano: tú mismo puedes ponértelo MUCHO más fácil.
Para las interrupciones que provocan otros puedes adoptar otras medidas:
-Ten reuniones contigo mismo. Bloquea tiempo en tu agenda, reserva una sala y reúnete a solas contigo. Nadie te interrumpirá.
-Aprovecha más el arranque del día, es cuando tus compañeros te interrumpen menos.
-Pídeles concentración sobre todo en ciertos momentos. Explícales cómo es tu semana y la necesidad de sacar tareas adelante. La gente es muy comprensible cuando uno se toma la molestia de explicar las cosas.
-Pídeles que conviertan interrupciones en e mails. Es mejor que te pidan o consulten por Email (que luego tú decides cuándo abrirlo) que no partan tu concentración por la mitad.
-Y si te interrumpen, sé todo lo directo y breve que puedas, anota lo que te pidan y vuelve como un rayo a lo que estabas haciendo.
