Gestion de documentos en la Nube

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La computación en la nube ha abierto nuevas oportunidades en la gestión documental, particularmente cuando se trata de asequibilidad y escalabilidad.

La computación en la nube es la práctica de utilizar una red de servidores remotos alojados en Internet para almacenar, administrar y procesar datos, en lugar de un servidor local o un ordenador personal. Al unir la gestión documental y la nube, las organizaciones obtienen las ventajas del almacenamiento digital sin la necesidad de invertir en hardware.

Pero es importante comprender los pros y contras de una gestión documental alojada en la nube.

Con un sistema alojado en la nube, el software es alojado por un proveedor y se accede a él online. Se puede utilizar cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a Internet para acceder al sistema.

El coste generalmente implica una tarifa mensual por cada usuario, que varía dependiendo del proveedor y que no suele ser muy alta. La cantidad exacta depende de las características y la cantidad de almacenamiento requerido e incluye todas las actualizaciones y el mantenimiento. Los principales beneficios que esto implica son:

  • No necesitas un equipo de TI para instalar y ejecutar el software.
  • No hay grandes costes iniciales.
  • El acceso es posible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Las copias de seguridad se hacen automáticamente en la nube.

Otra ventaja es que la arquitectura basada en web proporciona una escalabilidad perfecta, lo que significa que el sistema es flexible y puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen.

La desventaja principal es que dependes de tus proveedores para mantener el sistema en funcionamiento. Si el proveedor tiene un problema con su centro de datos, podría resultar imposible el acceso a los documentos. Si la conexión a Internet de tu empresa falla, tampoco podrás recuperar esos documentos.

También debemos tener en cuenta que la gestión documental es solo una parte de la infraestructura de TI de cualquier empresa. Por lo tanto, es importante que se pueda integrar en otro software funcional, como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

La nube prevalece como una alternativa rentable ya que elimina la necesidad de inversiones en infraestructura interna, un largo tiempo de espera para comprar e instalar hardware y software, y recursos continuos asociados con la actividad de mantenimiento. Además, la gran capacidad de espacio de servidor que se ofrece en la nube proporciona flexibilidad y elasticidad lo cual es importante si por alguna razón lo demanda el negocio.

Por otro lado, la seguridad basada en la nube a menudo excede la de las propias instalaciones. Los protocolos de seguridad empleados por muchos proveedores de servicios en la nube a menudo exceden las estrategias de los departamentos de TI internos. Las organizaciones carecen de los mismos recursos para invertir en infraestructura de seguridad. Elegir al socio adecuado para una gestión documental en la nube es la clave para evitar las preocupaciones sobre posibles infracciones.


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