La salida de empleados presenta uno de los más grandes riesgos para la información propiedad de una empresa.
Ciertamente los empleados necesitan acceso a esa clase de información para poder llevar a cabo sus labores. Pero cuando dejan la compañía, podrían usar esta información contra la misma, particularmente si continúan trabajando en una clase de industria relacionada. Los empleadores muy a menudo ignoran el riesgo de su información crítica.
Basado en mi experiencia ayudando compañías en esas situaciones, he aquí cinco formas de minimizar el riesgo:
1.- Manejar entrevistas de salida: Cuando los empleados dejan la compañía, las entrevistas de salida son la más poderosa herramienta para proteger la información de propiedad de la empresa. En el ultimo dia de trabajo de los empleados, o cerca de él, hay que reunirse con ellos para puntualizar los problemas prácticos y legales que acompañan su partida.
Si los empleados han firmado previamente un acuerdo de confidencialidad o algún otro similar, hay que recordarles sobre sus obligaciones contractuales adquiridas a partir de los mismos, si ellos no han firmado esa clase de acuerdos, la entrevista de salida brinda una oportunidad para recordarle a los empleados a punto de salir de la empresa, que no pueden revelar los secretos comerciales de la compañía.
Tener a los empleados a punto de partir al tanto de sus obligaciones por acuerdos de confidencialidad y no-competencia en curso, asi como tambien, confirmaciones de la devolución de todos los documentos de la empresa.
Las entrevistas de salida son un gran momento para recolectar información acerca de donde irán a trabajar a continuación los empleados, si ellos trabajaran con algún competidor o comenzarán negocio que compita con el nuestro. Si ellos no revelan esta información, se debe estar alerta. Si se tiene cualquier duda acerca de un empleado que vaya a dejar la empresa, preferentemente se debe consultar con un abogado tan pronto como sea posible, ya que el tiempo marca la pauta en estas situaciones. Asegúrese de tener la información de contacto del empleado, incluyendo su dirección y números telefónicos. Si se vuelve necesario presentar acciones legales sus abogados necesitan esta información.
2.- Recolectar dispositivos de la compañía. Ojala haya mantenido un inventario de todas las computadoras, teléfonos y dispositivos proveídos por la empresa a cada empleado (de no ser así debe comenzar a implementar dicho control inmediatamente.). Cuando se llevan a cabo las entrevistas de salida asegúrese de que todos estos elementos han sido devueltos y el empleado haya firmado un acuerdo de conformidad por escrito.
3.- Deshabilitar accesos electrónicos. Establecer procedimientos de rutina que cancelen los accesos de empleados a los emails y otros sistemas electrónicos inmediatamente después de su partida, cualquier demora en deshabilitar estos accesos pone en riesgo la información de su compañía.
4.- Auditar el uso de datos. Ya que los empleados a menudo planean su salida de la empresa mucho antes de irse, utilice soluciones de IT para determinar si es que ellos han descargado o se han enviado a sí mismos documentos que contengan información confidencial, en los meses antes de su ultimo dia de trabajo. si es así, consulte con un abogados para discutir sus opciones.
5.- Informar a clientes y proveedores. Si el empleado solía trabajar en comunicación con terceras partes, tales como clientes y proveedores, asegúrese de que ellos saben acerca de la partida del empleado. Deje que sus clientes y proveedores sepan con quién se podrá trabajar a partir del cambio, si los proveedores tienen acceso a su información de propiedad, asegúrese de que saben que ya no pueden compartir esa información con el empleado que deja la empresa.
Debe estar al tanto de la relación entre el empleado que deja la empresa y los que permanecen en la compañía, si ellos tienen una amistad cercana, siempre es posible que los empleados que se quedan dentro de la empresa le provean información intencional o inadvertidamente.
Además, no se olvide de los nuevos empleados, que contratará para reemplazar al que se fue, asegúrese de que los nuevos empleados no incurrirán en la violación de ningún acuerdo. firmado por sus empleados con más experiencia. Cuando se contraten, deben confirmar esto por escrito. Si usted quiere contratar empleados que hayan firmado acuerdos de no competencia por favor, consulte primero con un abogado.
Si los nuevos empleados estarán obligados bajo un acuerdo de no competencia o de confidencialidad, asegúrese de que estén firmados y al dia. ( a pesar de lo obvio, muy frecuentemente lo acuerdos se archivan sin firmar).
La salida de empleados de la empresa es una parte normal de lo que ocurre en cualquier compañia. Dirigiéndose proactivamente hacia los riesgos que acompañan la salida de empleados, usted puede minimizar la divulgación indeseada de información propiedad de la empresa y ponerse usted mismo en la mejor posición posible para reaccionar si esta información es revelada.
