Para cualquier empresa que quiera cumplir la normativa vigente es fundamental contar con un protocolo de destrucción de documentos. La ley se ha endurecido.
Por todo ello, si tu empresa no cuenta con un plan de destrucción de documentos, actualmente estás en riesgo de ser multado por las instituciones competentes en protección de datos.
Establecer un protocolo de destrucción de documentos
1.- Conoce el marco legal
En primer lugar, antes de crear un protocolo de destrucción de documentos para tu empresa debes conocer el marco legal, tanto el general, como el marco específico para cada sector.
Por ejemplo, las empresas relacionadas con la salud o con el marketing tienen especificaciones concretas que deberás conocer.
2.- Selecciona un modo de eliminación para los documentos
Existen diversos métodos de destrucción de documentos desde instalar una trituradora de papel en la oficina, hasta contratar una empresa de destrucción de documentos. Siempre es recomendable utilizar este último método; ya que es más seguro y podrás documentar con certificados la eliminación de tus documentos.
Estas empresas ofrecen desde servicios puntuales a una recogida periódica, adaptándose perfectamente a las necesidades de destrucción de documentos. Con contenedores de diferentes capacidades.
3.- Registra y documenta tu proceso de destrucción de documentos
Una vez que hayas decidido el procedimiento de destrucción de datos que vas a utilizar debes dejarlo registrado en un documento, junto con la fecha de cada una de las destrucciones. De esta manera podrás tener registrados los documentos que han sido destruidos y en qué fecha.
Si utilizas los servicios de una empresa de destrucción de archivos, esta proporcionará un certificado de destrucción segura en el que quedan recogidos los datos de la destrucción: día, método empleado, tamaño final de la partícula y lugar de la destrucción.
