El control documental basado en un sistema de gestión documental efectivo es fundamental para el cumplimiento de las normas de calidad.
Obtener una certificación ISO es solo el comienzo de un viaje. Mantener la certificación es el aspecto más desafiante del proceso de certificación. Permanecer certificado implica no solo seguir los procesos y procedimientos que se establecieron, sino que también requiere que se mejoren esos procesos y que se mantenga un registro que pruebe que:
- Se mantiene la documentación actualizada.
- Se actualizan los procedimientos cuando los procesos cambian.
- Se revisan las instrucciones de trabajo cuando se descubren métodos más eficientes.
- Se rellenan los formularios de inspección.
- Se completan los registros necesarios cuando se realiza formación.
- Y mucho más
La norma ISO 9001: 2015 nos indica que se debe mantener un control documental de la información documentada requerida por el sistema de gestión de calidad y por esta norma internacional.
Igualmente, se trata de uno de los seis procedimientos que se deben documentar en ISO 9001: 2008.
Es importante tener en cuenta que las referencias a “documentos” y “registros” ahora se han reemplazado por “información documentada” para que se pueda incorporar mejor la información contenida en aquellos formatos que podrían no considerarse típicamente documentos. Esto incluye información que se incorpora en el software, archivos digitales, videos, grabaciones de audio, fotografías, etc.
Independientemente de cómo se mantenga la información, se debe mantener un control documental de todo lo que se considere necesario para que la organización funcione o sea necesaria para el funcionamiento efectivo del sistema de gestión.
No es un requisito para documentar el procedimiento, pero los requisitos con respecto al control son muy similares.
Definir un proceso de control documental facilita la formación del nuevo personal así como la auditoría del proceso, por lo que, aunque ya no sea un procedimiento obligatorio en ISO 9001: 2015, es recomendable que se siga documentando el proceso.
